Triển khai hệ thống ERP là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên đi kèm với đó là nhiều thách thức và cơ hội.
Trong bài viết này, gumi Solutions sẽ phân tích chi tiết các thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi triển khai hệ thống ERP. Hơn nữa, gumi Solutions cũng sẽ làm rõ các yếu tố giúp doanh nghiệp vượt qua những trở ngại và tập trung vào các nhân tố góp phần triển khai ERP thành công.
Khó khăn & Thách thức khi triển khai hệ thống ERP
-
Bài toán chi phí đầu tư ban đầu
Một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp khi triển khai ERP là chi phí đầu tư ban đầu. Chi phí này bao gồm việc mua phần mềm, phần cứng cũng như chi phí đào tạo nhân lực. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đầu tư cho các chi phí liên quan đến bảo trì và nâng cấp hệ thống sau này.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí này có phần hơi quá sức với họ. Điều này vô hình tạo ra rào cản cho các doanh nghiệp muốn tiếp cận giải pháp ERP.
-
Sự kháng cự từ nhân viên
Sự thay đổi trong quy trình làm việc có ứng dụng công nghệ mới có thể gây ra lo ngại và căng thẳng cho nhân viên vì nó có tính đặc thù đối với từng ngành nghề và lĩnh vực. Do vậy, rất khó để doanh nghiệp lựa chọn được một hệ thống quản trị phù hợp với tính chất và nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
Để giảm thiểu sự kháng cự này, doanh nghiệp cần quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả bằng cách giải thích rõ ràng lợi ích của ERP và cung cấp đào tạo cần thiết đến đội ngũ nhân viên.
-
Tích hợp hệ thống
Tích hợp ERP với các hệ thống mà doanh nghiệp hiện có là một thách thức lớn. Nó phải đồng bộ dữ liệu và quy trình giữa các hệ thống khác nhau nên rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Để đảm bảo tích hợp thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết và chọn các giải pháp phần mềm tương thích.
-
Rủi ro về các dữ liệu và bảo mật
Khi triển khai ERP, vấn đề dữ liệu và bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu. Dữ liệu cần được quản lý và bảo mật một cách chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và bảo mật. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hoá dữ liệu, kiểm soát truy cập và giám sát hệ thống chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa.
Có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn về mặt kỹ thuật khi áp dụng phần mềm. Chỉ cần phát sinh một lỗ hổng nhỏ trong công đoạn hoặc quy trình bất kỳ cũng có thể kéo theo sự tắc nghẽn làm trì trệ cả hệ thống. Đáng chú ý, khi xảy ra sơ suất, tất cả những bộ phận liên quan đều phải dừng hoạt động để xử lý sự cố. Điều này có thể gây thất thoát rất lớn cho doanh nghiệp.
Nhân tố quyết định sự thành công trong ứng dụng hệ thống ERP
-
Sự cam kết và tham gia từ Ban lãnh đạo
Việc triển khai hệ thống có ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ quy trình vận hành của tổ chức. Do vậy, sự cam kết từ ban lãnh đạo là yếu tố then chốt để triển khai ERP thành công.
Ban lãnh đạo cần thể hiện sự ủng hộ và cam kết rõ ràng thông qua việc tham gia vào quá trình triển khai và liên tục động viên đội ngũ. Điều này cũng sẽ đảm bảo việc phát triển hệ thống ERP phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp.
-
Sự ủng hộ từ đội ngũ nhân viên
Nhân viên là nhóm người dùng cuối (end-user) của hệ thống ERP. Do vậy, để kết luận sự phù hợp và khả năng đáp ứng nhu cầu của hệ thống, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên mức độ hợp tác và tuân thủ sử dụng hệ thống của đội ngũ nhân viên.
Cũng chính vì thế, nhân viên cần được truyền thông về tầm quan trọng của việc triển khai ERP, đồng thời ghi nhận các góp ý của nhân viên để cải thiện hệ thống.
-
Đào tạo, kiểm tra & Đánh giá liên tục
Việc áp dụng hệ thống ERP sẽ tạo ra những thay đổi lớn trong tổ chức nên các nhà điều hành, ban lãnh đạo phải tạo điều kiện để đảm bảo nhân viên được trang bị kiến thức, kỹ năng đầy đủ. Khi đó, đội ngũ nhân viên sẽ dễ dàng thích ứng với cách sử dụng hệ thống và quy trình làm việc mới.
Hãy đảm bảo rằng, nhân viên hiểu được mục đích sử dụng phần mềm và các thao tác trên hệ thống một cách kỹ thuật, tránh xảy ra những sai sót và nhầm lẫn không có đáng có trong quy trình vận hành.
Hơn nữa, hãy kiểm tra và đánh giá liên tục trong quá trình triển khai dự án. Điều này là cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và đáp ứng được mong đợi của người dùng cuối.
Với sự chuẩn bị cẩn thận và cam kết mạnh mẽ từ tất cả các bên liên quan, ERP sẽ trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được sự phát triển bền vững trong thời đại số. Nếu bạn đang cân nhắc triển khai ERP cho doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng và xây dựng một chiến lược triển khai chi tiết, bởi đây chính là chìa khoá để bạn đạt được thành công bền vững khi triển khai ERP.
gumi Solutions – Công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm chất lượng Nhật Bản
gumi Solutions là công ty phát triển phần mềm có hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp Nhật Bản, Mỹ, Úc, Việt Nam,… Với sự phát triển không ngừng trên nhiều lĩnh vực nói chung và CNTT nói riêng tại Việt Nam, gumi Solutions tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt và chất lượng ISO tiêu chuẩn, cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng được phục vụ bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình.
Hãy liên hệ ngay với gumi để thiết kế phần mềm lý tưởng nhất cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.
Thông tin liên lạc:
Fanpage: https://www.facebook.com/gumisolutions
Email: contact@gumisolutions.com
Hotline: 028 3620 6782
Địa chỉ: 290/26 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM
