Trong thời đại số hóa, phần mềm quản lý nội bộ (như ERP, CRM, quản lý bán hàng…) được xem là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và gia tăng năng suất. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy một nghịch lý: rất nhiều doanh nghiệp đầu tư hàng trăm triệu đồng cho hệ thống – nhưng chỉ sau vài tháng đã từ bỏ hoặc sử dụng một cách đối phó.
Theo báo cáo từ Panorama Consulting (2023), có đến 83% dự án triển khai ERP bị trễ tiến độ hoặc vượt ngân sách. Còn McKinsey thì ước tính 70% nỗ lực chuyển đổi số – bao gồm cả ứng dụng phần mềm quản lý – không đạt được kỳ vọng. Riêng tại Việt Nam, khảo sát của Base.vn & TopDev cho thấy chỉ 22% doanh nghiệp SME thực sự hài lòng với phần mềm quản lý hiện có.
Điều đó đặt ra một câu hỏi quan trọng: Tại sao doanh nghiệp lại thất bại ngay trong lần đầu triển khai phần mềm?
Phần mềm không “khớp” với quy trình đặc thù
Nhiều phần mềm quản lý hiện nay được xây dựng theo mô hình chung, nhưng quy trình vận hành của mỗi doanh nghiệp lại có những điểm đặc thù riêng. Khi phần mềm không được tùy chỉnh để phù hợp với thực tế, người dùng sẽ gặp rào cản trong việc sử dụng và dễ dẫn đến sai sót.
Một doanh nghiệp phân phối thiết bị điện đã đầu tư gần 600 triệu đồng cho hệ thống ERP ngoại nhập. Tuy nhiên, phần mềm không hỗ trợ quy trình “giao hàng kèm lắp đặt và bảo hành” – vốn là đặc thù ngành hàng của họ. Nhân viên liên tục nhập sai đơn, kho bị lệch tồn do không tích hợp được với app bán hàng. Cuối cùng, sau 6 tháng thử nghiệm, công ty đành quay lại dùng… Excel.
Bài học rút ra: Nếu không có khảo sát kỹ nghiệp vụ ngay từ đầu, phần mềm dù hiện đại đến đâu cũng trở nên vô dụng.
Lựa chọn phần mềm theo xu hướng thay vì theo nhu cầu thực tế
Một số doanh nghiệp chọn phần mềm vì… thấy đối thủ dùng, hoặc vì nghe lời khuyên từ nhà cung cấp mà chưa hiểu rõ mình thực sự cần gì. Hệ quả là phần mềm được triển khai nhưng không phục vụ đúng điểm nghẽn.
Theo Capterra (2023), 41% doanh nghiệp chọn nhầm phần mềm vì không phân tích nhu cầu nội bộ trước khi quyết định.
Thay vì bắt đầu bằng việc hỏi: “Phần mềm nào đang hot?”, doanh nghiệp nên tự hỏi:
– “Bộ phận nào của tôi đang tốn nhiều công sức nhất?”
– “Thông tin đang bị tắc nghẽn ở đâu?”
– “Tôi kỳ vọng điều gì sau 6 tháng áp dụng công nghệ?”
Nhân viên từ chối sử dụng vì phần mềm quá khó hoặc bị áp đặt
Dù doanh nghiệp đầu tư hệ thống chỉn chu, nhưng nếu nhân viên cảm thấy phần mềm “rườm rà”, “khó dùng”, hoặc không được đào tạo bài bản, thì họ sẽ tìm cách né tránh – và hệ thống sẽ sớm bị “bỏ xó”.
Một chuỗi cửa hàng mỹ phẩm triển khai hệ thống CRM của nước ngoài. Tuy nhiên, hệ thống không hỗ trợ tiếng Nhật, quy trình phức tạp, và nhân viên bán hàng không được hướng dẫn cụ thể theo vai trò. Chỉ sau 2 tháng, chưa đến 30% nhân viên còn sử dụng hệ thống.
Bài học rút ra: Một hệ thống hiệu quả không chỉ cần “đúng kỹ thuật” mà còn cần “thân thiện với con người”.
“Ôm đồm” triển khai toàn bộ tính năng cùng lúc
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi muốn giải quyết mọi vấn đề trong một lần – dẫn đến hệ thống quá cồng kềnh, khó kiểm soát và dễ thất bại. Việc triển khai trọn gói nhiều module một lúc (kho, bán hàng, nhân sự, kế toán…) dễ gây quá tải cho cả đội ngũ kỹ thuật lẫn người dùng.
Trong khi đó, theo TechRepublic, các dự án triển khai phần mềm theo mô hình “cuốn chiếu” – từng bước nhỏ – có tỷ lệ thành công cao hơn 45% so với triển khai toàn bộ ngay từ đầu.
Giải pháp: Hãy ưu tiên cải thiện quy trình “tắc nghẽn” nhất trước, đo hiệu quả, sau đó mở rộng dần.
Đối tác triển khai thiếu kinh nghiệm ngành
Một sai lầm khác là chọn đơn vị chỉ biết về kỹ thuật, nhưng thiếu hiểu biết về đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp. Điều này khiến quá trình triển khai không đi đúng hướng, phải sửa đi sửa lại nhiều lần và mất thời gian.
Tình huống thực tế: Một nhà máy sản xuất mỹ phẩm tại Bình Dương thuê một bên triển khai phần mềm sản xuất, nhưng đơn vị này chưa từng làm cho ngành hàng có kiểm định chất lượng. Kết quả, phần mềm không thể quản lý các bước kiểm tra vi sinh – gây thiếu sót nghiêm trọng trong báo cáo nội bộ.
Doanh nghiệp cần làm gì để triển khai phần mềm thành công ngay từ đầu?
– Khảo sát kỹ nội bộ trước khi chọn phần mềm: Xác định rõ mục tiêu (muốn rút ngắn thời gian giao hàng, giảm sai đơn, hay quản lý tốt dữ liệu khách hàng?)
– Chọn đối tác hiểu ngành, không chỉ hiểu công nghệ: Một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ cùng bạn vẽ quy trình, phân tích nghiệp vụ và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp.
– Triển khai giai đoạn & Ưu tiên quy trình quan trọng: Không cần dùng hết tính năng ngay từ đầu. Hãy bắt đầu từ điểm “đau đầu” nhất, đo lường hiệu quả rồi mở rộng.
– Đào tạo kỹ nhân sự & Xây dựng thói quen sử dụng: Tạo hướng dẫn sử dụng riêng theo từng vị trí, tổ chức truyền thông nội bộ, kết hợp đánh giá kết quả để thúc đẩy nhân viên dùng phần mềm thực sự.
Việc triển khai phần mềm quản lý không chỉ là câu chuyện về công nghệ – mà còn là câu chuyện về con người, quy trình và sự đồng hành đúng đắn. Doanh nghiệp có thể thất bại ngay từ lần đầu tiên, nếu không hiểu rõ mình cần gì và chọn sai đối tác.
gumi Solutions – Công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm chất lượng Nhật Bản
gumi Solutions là công ty phát triển phần mềm có hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp Nhật Bản, Mỹ, Úc, Việt Nam,… Với sự phát triển không ngừng trên nhiều lĩnh vực nói chung và CNTT nói riêng tại Việt Nam, gumi Solutions tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt và chất lượng ISO tiêu chuẩn, cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng được phục vụ bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình.
Hãy liên hệ ngay với gumi để thiết kế phần mềm lý tưởng nhất cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.
Thông tin liên lạc:
Fanpage: https://www.facebook.com/gumisolutions
Email: contact@gumisolutions.com
Hotline: 028 3620 6782
Địa chỉ: 290/26 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM
