Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là công cụ thiết yếu giúp tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai ERP ở Việt Nam, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), vẫn đối mặt nhiều thách thức.
Lợi Ích Khi Tích Hợp ERP vào Vận Hành
Hệ thống ERP đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý toàn bộ hoạt động doanh nghiệp, từ lập kế hoạch, mua hàng, quản lý tồn kho, sản xuất, logistics, tài chính, kế toán, bán hàng đến nhân sự. ERP giúp tăng hiệu quả tổ chức và cải thiện cách sử dụng nguồn lực.
ERP không chỉ tự động hóa kế toán tài chính mà còn nhiều lĩnh vực khác. Với ERP, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính theo thời gian thực, nhận biết xu hướng tăng trưởng hay sụt giảm, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Ông Đào Gia Dương – cựu Giám đốc Tài chính (E-Commerce) tại Lazada – đã phân tích chi tiết về ứng dụng ERP trong các phòng ban khác nhau, nhấn mạnh vào các mô-đun như kế hoạch sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị tài chính, quan hệ khách hàng và quản lý bán hàng.
Ứng Dụng ERP trong Ngành Sản Xuất
Ngành sản xuất điều hòa không khí là minh chứng rõ nét cho sức mạnh của ERP. Trong mùa nắng nóng, nhu cầu điều hòa tăng đột biến. ERP giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu sản xuất và liên kết với dịch vụ lắp đặt để đáp ứng kịp thời.
Kiểm Soát Hàng Tồn Kho với ERP
Mô-đun quản lý kho hàng của ERP giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề tồn kho, tối ưu hóa tính thanh khoản. Ví dụ, trong chương trình khuyến mãi, ERP theo dõi lượng tồn kho và đề xuất sản phẩm tặng kèm để kích thích tiêu thụ, giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa và tăng doanh thu.
ERP và Quản Lý Bán Hàng
ERP thiết lập mức tồn kho, tự động tạo đơn đặt hàng khi đạt ngưỡng, giúp kiểm soát tồn kho và dòng tiền hiệu quả. Trong đợt khuyến mãi của Alibaba năm 2021, ERP đã giúp kiểm soát và vận hành hàng triệu đơn hàng một cách hoàn hảo.
Thách Thức Khi Triển Khai ERP ở Doanh Nghiệp Vừa và Nhỏ
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc triển khai ERP ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn gặp nhiều khó khăn. Theo khảo sát của ERP Focus, 27% doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng chi phí triển khai cao là rào cản lớn. Chi phí trung bình triển khai ERP từ 75.000-200.000 USD và kéo dài từ 8 đến 12 tháng.
Phức Tạp và Tùy Chỉnh Hệ Thống ERP
Sự phức tạp của ERP cũng là thách thức lớn. 21% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn với sự phức tạp của hệ thống và 17% gặp khó khăn trong việc điều chỉnh ERP theo quy trình kinh doanh hiện tại. Để ERP đạt hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần đủ khả năng tùy chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Giải Pháp Thay Thế ERP cho Doanh Nghiệp Vừa và Nhỏ
Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường sử dụng các phần mềm riêng lẻ như kế toán, bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng để thay thế tạm thời cho ERP. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các giải pháp này có thể quản lý quy trình kinh doanh hiệu quả mà không cần đến hệ thống ERP đầy đủ.
Phần mềm ERP không nhất thiết phải xuất phát từ một hệ thống duy nhất của một nhà cung cấp. Thay vào đó, ERP có thể được tích hợp từ nhiều hệ thống khác nhau trong từng mô-đun. Ông bổ sung rằng một hệ thống ERP hoàn thiện là một hệ sinh thái kết hợp nhiều mục tiêu khác nhau, tùy biến theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Dưới đây là một số phương pháp thay thế ERP tạm thời phổ biến:
Giải pháp phần mềm đám mây (cloud-based):
- Google Workspace, Microsoft 365: Cung cấp các công cụ gửi email, tạo tài liệu, lưu trữ và cộng tác, giúp quản lý các hoạt động trao đổi và liên lạc hàng ngày.
- Excel hoặc Google Trang tính: Dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bảng tính được tổ chức tốt có thể tạm thời quản lý nhiều khía cạnh của doanh nghiệp như hàng tồn kho, theo dõi bán hàng và báo cáo tài chính.
Ứng dụng kinh doanh độc lập:
- Phần mềm kế toán: Công cụ như QuickBooks, Xero hoặc FreshBooks giúp quản lý tài chính, lập hóa đơn và theo dõi chi phí.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Ứng dụng như Salesforce, Zoho CRM hoặc HubSpot CRM quản lý các tương tác với khách hàng, quy trình bán hàng và chiến dịch tiếp thị.
- Quản lý hàng tồn kho: Phần mềm như TradeGecko, Cin7 hoặc Fishbowl giúp theo dõi mức tồn kho, quản lý đơn hàng và hợp lý hóa hoạt động chuỗi cung ứng.
- Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Các giải pháp như BambooHR, Gusto hoặc Zenefits hỗ trợ tính lương, hồ sơ nhân viên và quản lý phúc lợi.
Phần mềm tích hợp:
- Zoho One: Cung cấp bộ ứng dụng toàn diện bao gồm nhiều chức năng kinh doanh như CRM, kế toán, nhân sự, quản lý dự án… Đây được xem như một giải pháp ERP thu nhỏ.
- Odoo: Cung cấp bộ ứng dụng mô-đun đáp ứng các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với các mô-đun thiết yếu và thêm các mô-đun bổ sung nếu cần.
Công cụ quản lý dự án:
- Trello, Asana hoặc Monday.com: Những công cụ này giúp quản lý dự án, nhiệm vụ và cộng tác nhóm. Chúng cung cấp cái nhìn tổng quan, trực quan về các dự án đang diễn ra và có thể tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình công việc khác nhau.
Giải pháp tùy chỉnh:
- Nền tảng Low Code/No Code: Các nền tảng như Airtable, AppSheet hoặc Quick Base cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể mà không đòi hỏi kiến thức IT sâu rộng.
Những phương pháp này mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi sang hệ thống ERP đầy đủ trong tương lai.
Kết Luận
Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu và ưu tiên kinh doanh để chọn giải pháp phù hợp, tránh tình trạng lưu trữ dữ liệu không đồng bộ và sai lầm khi phân tích báo cáo quản trị.
