Lựa chọn một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) không chỉ đơn giản là việc chọn mua một phần mềm, mà đó còn là một chiến lược quyết định sự phát triển và thành công dài hạn của doanh nghiệp.
Nếu bạn đang băn khoăn giữa vô vàn lựa chọn, hãy để gumi Solutions giúp bạn xác định 4 yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn hệ thống ERP. Cùng khám phá bài viết để hiểu rõ thêm nhé.
Quy mô doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp liên quan chặt chẽ đến ngân sách, số lượng người dùng và mức độ phức tạp trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là xu hướng lựa chọn hệ thống ERP của hai quy mô doanh nghiệp phổ biến.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường sẽ cần một hệ thống ERP dễ sử dụng, chi phí hợp lý và linh hoạt. Do đó, các giải pháp dựa trên đám mây thường là lựa chọn tuyệt vời vì chi phí ban đầu thấp và khả năng mở rộng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển.
- Doanh nghiệp lớn đòi hỏi một hệ thống ERP mạnh mẽ, linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng các nhu cầu phức tạp. Điều này bao gồm khả năng quản lý khối lượng dữ liệu khổng lồ và hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ.
Giống với hầu hết các phần mềm ERP mã nguồn mở, ban đầu Odoo được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đối với những công ty đang phát triển, sự tự do thích ứng, dễ thay đổi và tính truy cập kịp thời là một số lợi thế cạnh tranh của nền tảng Odoo.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa rằng các công ty lớn nên bỏ qua các tùy chọn mã nguồn mở chất lượng cao như hệ thống ERP. Thực tế, nhiều thương hiệu đa quốc giá như AEON, Gojek… đều sử dụng Odoo để điều hành hoạt động và hưởng lợi từ sự linh hoạt và khả năng mở rộng hữu ích mà Odoo mang lại.
Mức độ tùy chỉnh
Khả năng tùy chỉnh của hệ thống ERP là yếu tố sống còn vì doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống với doanh nghiệp. Một số đặc điểm cần có khi xem xét mức độ tùy chỉnh của hệ thống:
- Tính linh hoạt: Hệ thống ERP cho phép tùy chỉnh theo quy trình kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp. Điều này bao gồm khả năng thêm mới các module, thay đổi quy trình làm việc và tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện có.
- Khả năng mở rộng: Một hệ thống ERP tốt không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như hỗ trợ thêm người dùng, module và chức năng mới mà không làm giảm hiệu suất.
Theo quy tắc chung, khi lựa chọn hệ thống ERP, doanh nghiệp cần xem xét số lượng yêu cầu và dự đoán tùy chỉnh trong tương lai.
Các hệ thống ERP mã nguồn mở như Odoo, cho phép người dùng tùy chỉnh mã và triển khai các yêu cầu trong vài ngày hoặc tuần (tùy thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu). Còn các hệ thống ERP mã nguồn đóng như Oracle và SAP thì không linh hoạt và ngay cả những thay đổi nhỏ nhất cũng có thể mất đến vài tháng vì không thể tùy chỉnh nội bộ.
Odoo có bộ ứng dụng tính hợp giàu tính năng nên các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và sẵn sàng cho tích hợp bên thứ ba.
Sự hỗ trợ từ tất cả các bộ phận
Sự ủng hộ và tham gia tích cực từ tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công của việc triển khai ERP.
- Đào tạo và hỗ trợ: Đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
- Sự đồng thuận từ lãnh đạo: Ban lãnh đạo cần hiểu rõ lợi ích và cam kết hỗ trợ dự án ERP. Sự ủng hộ từ trên xuống dưới sẽ tạo động lực mạnh mẽ và thúc đẩy quá trình triển khai thành công.
Một yếu tố quan trọng khác là khả năng và sự sẵn sàng của hỗ trợ sau khi triển khai phần mềm CNTT. Các doanh nghiệp lớn có bộ phận CNTT có thể tự phản ứng với các vấn đề có thể xảy ra trong hệ thống ERP độc quyền. Tuy nhiên, các công ty lớn sử dụng SAP hoặc Oracle vẫn chọn triển khai với một đối tác chuyên gia. Mặt khác, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu các nguồn lực và kiến thức CNTT nội bộ cần thiết, và đó là lúc đội ngũ hỗ trợ hoặc đối tác tham gia.
Ngân sách triển khai ERP
Các ứng dụng như Trello, Hubspot hay Mailchimp… có mức phí rẻ hơn so với các ERP truyền thống như SAP, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng ưu tiên lựa chọn các giải pháp này để phát triển khi mới thành lập. Tuy nhiên, điểm bất lợi của nó là không bảo mật dữ liệu tốt, việc nhập dữ liệu thủ công cũng dễ xảy ra trùng lặp, gây lãng phí thời gian và nguồn lực để điều chỉnh.
Về lâu dài, tổng chi phí sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau thường sẽ cao hơn nhiều so với dự kiến ban đầu của doanh nghiệp. Bên cạnh việc phải trả nhiều loại giấy phép ứng dụng, các doanh nghiệp đang phát triển thường cần thêm phần mềm mới để theo dõi quy trình và hiệu suất. Nói cách khác, mức giá của các hệ thống quản lý kinh doanh toàn diện này có thể cao nhưng nó sẽ hợp lý khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp Odoo.
Cấu trúc module của Odoo (bạn chỉ trả tiền cho các ứng dụng bạn sử dụng) khiến Odoo trở thành giải pháp tiết kiệm chi phí nhất. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, mô hình định giá này có thể khó hiểu vì nó được tính trên cơ sở người dùng và ứng dụng được chọn.
Dưới đây là các hạng mục chi phí mà doanh nghiệp cần xem xét khi lựa chọn hệ thống ERP:
- Chi phí ban đầu: Bao gồm chi phí mua phần mềm, phần cứng, triển khai và đào tạo. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo đầu tư này mang lại giá trị xứng đáng.
- Chi phí duy trì: Hệ thống ERP cần được duy trì và nâng cấp thường xuyên. Đảm bảo bạn có ngân sách đủ để hỗ trợ và phát triển hệ thống trong dài hạn.
- Lợi ích kinh tế: Đừng chỉ nhìn vào chi phí, hãy xem xét tổng lợi ích kinh tế mà hệ thống ERP mang lại, từ việc tăng hiệu suất, giảm chi phí vận hành đến cải thiện quy trình kinh doanh.
Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô công ty, khả năng tùy biến, hỗ trợ sau triển khai và ngân sách. ERP mã nguồn mở như Odoo mang lại lợi thế về sự linh hoạt, khả năng mở rộng và chi phí hiệu quả. Bằng cách đánh giá cẩn thận những yếu tố này, doanh nghiệp có thể chọn được hệ thống ERP tối ưu, hỗ trợ cho sự phát triển bền vững và hiệu quả hoạt động dài hạn.
Nếu bạn cần tư vấn thêm về Odoo, hãy liên hệ với gumi Solutions để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm nhé.
gumi Solutions – Công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm chất lượng Nhật Bản
gumi Solutions là công ty phát triển phần mềm có hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp Nhật Bản, Mỹ, Úc, Việt Nam,… Với sự phát triển không ngừng trên nhiều lĩnh vực nói chung và CNTT nói riêng tại Việt Nam, gumi Solutions tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt và chất lượng ISO tiêu chuẩn, cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng được phục vụ bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình.
Hãy liên hệ ngay với gumi để thiết kế phần mềm lý tưởng nhất cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.
Thông tin liên lạc:
Fanpage: https://www.facebook.com/gumisolutions
Email: contact@gumisolutions.com
Hotline: 028 3620 6782
Địa chỉ: 290/26 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM